都市計画コンサルティングに関する研究レポート

会議をよくする手 <ワークショップの現場経験から>

2007.03.20

良い会議を進行するということは、容易なことではない。
しかしながら「良い会議」とは、参加者意識を高め、共通認識を浸透させ、生産性向上へと導く大きな力がある・・・。

ところで、“その会議にどんな方が参加するのか事前に予測がつかない”自由参加型の住民ワークショップの進行は、ことさらに難しい。
少ない現場経験からではあるが、弊社の地域づくり関連業務や、まちづくりNPO法人における日常の活動を通して自身で感じていることを、コンサルタントの立場で整理した。


1.会議をはじめる前に…
■事前に事務局会議を開催(まちづくりワークショップの場合、事務局のメンバーは、行政担当者、自治会役員、商店街役員、コンサルタントや関連NPO法人担当者などで構成することが理想)
■会議の目的・目標を明確にする
■予測される参加者の質疑、反応について十分な準備(回答内容の吟味等)を行う
■ファシリテーター、タイムキーパー、ライターを決める
■誘導発言者・誘導発言をあらかじめ検討しておく

2.開始直後には…
■カジュアルな雰囲気ではじめる(威圧感を与えない。まして“先生”と見られないように)
■会議参加の動機付け(会議の目的・工程、参加者にとってのメリット)
■コミュニケーションづくりを図る(少人数単位化、簡単なゲームなどアイスブレイクの導入)
■会議・発言のルールをはっきりさせる

★ワークショップの4大ルール
1)自由奔放  潤オとっぴな意見でもかまわない。奔放な発想で!
2)批判禁止  潤オ他の人が出した意見をやみくもに批判しない!
3)量を求む  潤オ多くの意見から質の良いものが生まれる!
4)便乗発展  潤オ出てきたアイデアを結合し、改善して、発展させる!

3.会議中には…
■比較的短い時間で区切り、集中した議論が行えるようにする(タイムキーパーの役割重要)
■板書を効果的に使用する(ファシリテーション・グラフィック)
■前半は意見の幅を拡げることを意識した進行をし、後半は徐々に整理
(ファシリテーターが意見整理する時は批判も必要となる。最も難しく、最もデリケートに行うべき局面)
■不慣れな意見や発言を助ける「援助的質問」や「やさしい補足」を心がける
(特に進行上重要な発言には、反芻したり、補足したり、信頼できる参加者に補足意見を求めることが重要。)
■年配者、団体役員、議員などのメンツをつぶさないように十分留意する(ただし特別扱いはかえって逆効果)

鎌ケ谷市における市民会議の一場面(運営:弊社担当)
4.会議の終わり・後には…
■目標が達せられたかどうか確認する
■前向きな感想を述べそうな人を名指しして感想を聞く(初参加の人や久しぶり参加の人も効果的)
■懇親会を企画する(月1回のWSであれば、1年に2回程度は懇親会をセットする)
■時には外部コンサルを講師役として招いたり、視察会を企画して、マンネリ化・なれあい化しないように工夫する



以上は、弊社担当業務における経験と、「青木将幸ファシリテーター事務所」主催のファシリテーター講座に参加して得た見識・技術とをあわせて整理したものである。
同事務所主催の講座は極めてレベルが高い。
ご興味のあるかたはこちら。↓
http://www.aokiworks.net/

担当者名
原 拓也
 
>>詳細はこちら

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